Alphen aan den Rijn – versie oktober 2026
Honk- & Softbalvereniging Alphians hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met uw gegevens, waarom wij deze verwerken en welke rechten u heeft. Alphians handelt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De ledenadministratie van Alphians is verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die binnen de vereniging worden verwerkt.
Alphians heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld die toeziet op naleving van privacywetgeving en interne procedures. Bij Alphians ligt de funcionaris gegevensbescherming als taak bij het secretariaat.
2. Doeleinden van verwerking
Alphians verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor verenigingsdoeleinden, waaronder:
- Ledenadministratie
- Contributieverwerking
- Communicatie (e-mail, app, website, teamcommunicatie)
- Aanmelding bij de KNBSB
- Teamindeling en wedstrijdplanning
- Trainingen en activiteiten
- Het bijhouden van sportieve ontwikkeling
- Historische registratie (bijv. in welk team iemand heeft gespeeld)
3. Grondslag
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:
- Het lidmaatschap bij Alphians
- Wettelijke verplichtingen (bijv. financiële administratie)
- Toestemming (bij minderjarigen of optionele gegevens)
- Uitvoering van vrijwilligerswerk
4. Welke gegevens verwerken wij?
4.1 Leden
Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:
- Voornaam, achternaam, tussenvoegsel
- Adres, postcode, woonplaats
- Telefoonnummer(s), e-mailadres(sen)
- Geboortedatum
- IBAN & tenaamstelling
- Teamindeling en rol (speler, coach, trainer, scorer)
- Lidmaatschapsgegevens (startdatum, bondnummer)
- Eventuele diploma’s (scheidsrechter, trainer)
- Wedstrijdgegevens en statistieken
4.2 Vrijwilligers
- Naam, adres, woonplaats
- Contactgegevens
- Functie binnen Alphians
5. Nieuwsbrief & Communicatie
Alphians verstuurt nieuwsbrieven en verenigingscommunicatie aan:
- Leden
- Ouders/verzorgers van jeugdleden
- Vrijwilligers
- Sponsoren en geïnteresseerden
6. Minderjarigen
Voor leden jonger dan 16 jaar verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend met schriftelijke toestemming van ouder/verzorger.
7. Bewaartermijnen
- Ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap en daarna in het archief voor historische doeleinden
- Vrijwilligers: gedurende de periode van inzet
8. Verstrekking aan derden
Alphians verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden wanneer dit noodzakelijk is:
- KNBSB (bondslidmaatschap, spelerspas, wedstrijdadministratie)
- Verwerkers zoals Sportlink (Veranderen in FOYS)
- Wettelijke verplichtingen (bijv. politieonderzoek)
Wij sluiten met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst.
Alphians verstrekt geen gegevens buiten de EU.
9. Beveiliging
Alphians neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- Geheimhoudingsplicht voor iedereen die met persoonsgegevens werkt
- Sterk wachtwoordbeleid
- Antivirusbeveiliging
- Afgeschermde systemen
- Regelmatige evaluatie van beveiligingsmaatregelen
10. Uw rechten
U heeft het recht op:
- Inzage
- Rectificatie
- Verwijdering
- Beperking van verwerking
- Bezwaar
- Overdraagbaarheid van gegevens
Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij uw verzoek verwerken.
11. Klachten
Heeft u een klacht? Neem contact op met:
Secretaris Alphians E-mail: secretariaat@alphians.nl
Komt u er samen met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
Alphians behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Wij raden aan deze regelmatig te raadplegen.